在日常使用电脑过程中,很多小伙伴都会遇到突然断电、系统死机、程序崩溃等突发状况,编辑了大半天的EXCEL表格或WORD文档未能及时保存,再次打开EXCEL或WORD文件时发现之前没来得及点保存的数据没有了,本编文章将介绍如何进行恢复和设置 。
其实Microsoft OFFICE和WPS OFFICE软件都有自动备份功能,EXCEL和WORD默认10分钟自动备份,WPS默认为增量备份(增量备份是将记录我们对文件的操作步骤 , 读取备份时,这些步骤在原文件上快速重现,从而达到备份的目的),所以在没有修改设置的时候会每10分钟自动备份一次,通过正当方法找回备份文件可以使用我们的损失降到最小 。
大多数时候Microsoft OFFICE程序异常结束,再次打开时左边会有“文档恢复”框可选择恢复未保存的文档 。
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“文档恢复”选框
当没有看到“文档恢复”选框时可用下面所述设置和恢复方法进行恢复:
一、Microsoft EXCEL
正常使用的情况下,EXCEL程序每隔一段时间会自动备份正在编辑的文件,并生成一个扩展名为.XAR的隐藏文件 , 正常保存的时候此隐藏文件会自动清除,当EXCEL程序异常结束时,此隐藏文件便不会自动清除,此时先不要修改保存原EXCEL文件,一旦再次保存原文件,隐藏的备份文件同样会自动清除 , 接下来可以通过找到该文件将.xar后缀名改成.xls后缀名,再用Excel打开它 。
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自动生成.xar文件
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修改成.xls
Excel在2003版中引入自动恢复功能,并且在2016、2019和365等更高版本中一直沿用 。自动恢复功能的设置在不同版本的Excel中各不相同,下面列出一些不同版本的步骤操作:
- Excel 2003 – 选择工具 → 选项 → 单击“保存”选项卡
- Excel 2007 – 单击Office按钮 → 选择Excel选项 → 单击“保存”选项卡
- Excel 2010、2013、2016、2019和365 – 选择文件 → 选项 → 单击“保存”选项卡
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在“保存”选项窗口中 , 我们可以设置生成XAR文件的时间间隔(默认为10分钟,如果经常使用Office,建议设置保存间隔时间1~3分钟较为合适),还可以设置保存文件的位置 。
在Windows中,XAR文件默认保存的位置是:
C:\Users\[用户名]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel
在进入文件位置后,我们要先设置显现系统隐藏文件,才能看到备份文件 , 方法如下:
1、Windows7
选择工具 → 文件夹选项 → 点击“查看”选项卡,右侧滚动条向下拉,找到“隐藏受保护的操作系统文件(推荐)”,将勾去掉,点选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器” , 将“隐藏已知文件类型的扩展名”前面的勾去掉,再点击确定 。
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如未能看到“工具”选项,可点击“组织”→“布局”→ 勾选“菜单栏”
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2、Windows10
点击“查看” → “选项”,其余步骤与Windows7相同
以上关于本文的内容,仅作参考!温馨提示:如遇健康、疾病相关的问题,请您及时就医或请专业人士给予相关指导!
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